Her finner du informasjon om hvilke personopplysninger AFS Norge Internasjonal Utveksling innhenter, og hva vi gjør for å ivareta personvernet.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. Eksempler på typiske personopplysninger som vi behandler, er navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer og e-postadresse.

Nedenfor ser du hvilken informasjon vi samler inn og bruker, hvorfor og hvordan vi innhenter den og hvordan vi beskytter den.

Behandlingsansvarlig

Generalsekretær er på vegne av AFS Norge Internasjonal Utveksling behandlingsansvarlig for organisasjonens behandling av personopplysninger.

Personopplysninger som lagres

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. I all hovedsak vil personopplysningene vi behandler være mottatt direkte fra deg. Opplysninger vi behandler, kan blant annet omfatte: navn, adresse, e-post, telefonnummer, fødselsdato og personnummer.

Hvilke personopplysninger vi spør om eller samler inn avhenger av hvilken relasjon du inngår med AFS.

Søker du for eksempel om å delta på et AFS utvekslingsprogram vil vi i tillegg til kontaktinformasjon også innhente opplysninger om blant annet skole, yrke, helse, statsborgerskap, interesser og fritidsaktiviteter. Dette vil fremgå av vilkårene for den enkelte tjeneste/aktivitet/program.

AFS kan også samle inn annen ikke-personlig identifiserbar informasjon om deg, for eksempel bruk av våre nettsteder, kommunikasjonspreferanser, aggregerte data i forhold til bruken av tjenestene våre og anonymiserte svar på spørsmål og undersøkelser.

Formål med behandlingen

 AFS er forpliktet til å gi deg informasjon om innsamling og bruk av personopplysninger som er innhentet mens du bruker våre nettsteder, produkter og tjenester. Det er vår praksis å ikke spørre deg om informasjon med mindre vi trenger det eller har tenkt å bruke det.

Vi behandler opplysningene for å kunne levere tjenester og gjennomføre våre forpliktelser etter avtale med deg.

Noen av formålene med å be om og samle personopplysninger er som følger:

  • Tilby våre tjenester, for eksempel å adressere en forespørsel eller behandle en søknad
  • Markedsføring og kommunikasjon i forbindelse med tjenestene som tilbys av AFS, og av andre pålitelige tredjeparter
  • For å kunne gjennomføre våre forpliktelser og levere tjenester etter avtale med deg
  • Gjennomføre spørreundersøkelser og evalueringer for å forbedre våre tjenester
  • Alumni-engasjement og andre aktiviteter, for å holde deg informert om og involvert i AFS-aktiviteter (for eksempel kampanjer, konferanser, publikasjoner, rekruttering av vertsfamilier og frivillige, nye programmer og tjenester)

Vi benytter adferdsmønster på nettsiden til å kunne gi anbefalinger og reklame som er tilpasset hver enkelt bruker.

Grunnlaget for behandlingen

Vi behandler personopplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser og levere tjenester etter avtale med deg. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b).

Der du har samtykket til det benyttes også opplysningene til å gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med tjenestene som tilbys av AFS via e-post, telefon og SMS. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a).

Du kan når som helst takke nei til å motta slik informasjon fra oss.

I noen tilfeller vil likevel ditt samtykke være underforstått i sammenheng med tjenesten eller informasjon som er forespurt, eller når du frivillig oppgir informasjon i forbindelse med en forespørsel. I tillegg vil ditt samtykke bli ansett for å være gitt for kommunikasjon som er nødvendig for å oppfylle tjenester du ber om. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b).

Der du har samtykket til det benyttes kjøpshistorikk og adferdsmønster til å gi anbefalinger og reklame spesielt tilpasset deg som bruker. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a). Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til slik bruk.

Innhenting av personopplysninger

Vi lagrer de personopplysningene du har avgitt i forbindelse kontakten du har hatt med AFS Norge Internasjonal Utveksling.

Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg som besøker siden best kundeopplevelse og service. Lov om elektronisk kommunikasjon krever at vi informerer våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (cookies). Les mer om bruk av informasjonskapsler her.

 Utlevering av opplysninger til tredjeparter

For å kunne oppfylle våre forpliktelser utleveres nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere, inkludert AFS Intercultural Programs, AFS-partnerorganisasjoner og tredjepartsleverandører, så vel innenfor som utenfor EØS- og EU-området. Personopplysningene dine vil ikke under noen omstendighet bli overført uten at det er inngått nødvendige avtaler som sikrer at dine rettigheter ivaretas.

For programdeltakere kan AFS videreformidle nødvendige personopplysninger til tredjeparter for slike formål som med rimelighet kan kreves med hensyn til be­hørig organisering og gjennomføring av AFS-programmet, som blant annet transportselskaper, ambassader og forsikringsselskap.

I forbindelse med organisering og gjennomføring av kurs og seminar for våre frivillige utleveres opplysninger til blant annet hotell og transportselskap.

AFS kan også videreformidle slike data til offentlige organer hvis AFS mener dette er rimelig og nødvendig.

Personopplysninger og sensitiv informasjon vil ikke under noen omstendighet bli solgt eller overført til tredjeparter, med unntak av i tilfeller som nevnt her.

AFS vil overføre og lagre personlige data i sentrale databaser Det er begrenset tilgang til databasene, hvilket vil si begrenset til AFS-ansatte, konsulenter og frivillige, som alle vil bruke opplysningene utelukkende for det formål å gjennomføre AFS-programmet.

Riksarkivet

I henhold til avtale mellom AFS Norge Internasjonal Utveksling og Riksarkivet avleveres relevant dokumentasjon fra søkere og deltakere på våre programmer, samt dokumentasjon fra organisasjonsarbeid i AFS til Riksarkivet etter bruk. Ved avgivelsen blir dette materialet Riksarkivets eiendom. Materialet som inngår i arkivet etter AFS Norge Internasjonal Utveksling er av historisk interesse og kan benyttes til forskning eller andre allmennyttige formål. Arkivet er klausulert, slik at innsyn kun gis med tillatelse fra Riksarkivet eller fra AFS Norge Internasjonal Utveksling.

Sletting av personopplysninger

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med din kontakt med AFS Norge Internasjonal Utveksling lagres hos oss så lenge som det anses nødvendig for å levere våre tjenester og aktiviteter og vil variere avhengig av din relasjon til AFS.

Opplysninger om deltakere på et av våre utvekslingsprogrammer, samt medlemmer, frivillige og ansatte vil slettes etter 10 år. Opplysninger om andre personer vil slettes etter 3 år.

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting av opplysninger. Du kan også med noen få unntak kreve sletting av opplysninger.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Datatilsynet
e-post: [email protected]
telefon: 22 39 69 00.

Personvernombud

AFS Norge Internasjonal Utveksling er ikke pålagt å ha et personvernombud, men vår generalsekretær er personvernansvarlig i henhold til AFS Intercultural Programs sine retningslinjer, og vil påse at personopplysningslovens regler for behandling av personopplysninger blir fulgt.

Kontaktinformasjon finner du her

Informasjonssikkerhet

AFS vil overføre og lagre personlige data i sentrale databaser.

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger.

Alle AFS-eide nettsteder og servere har en rekke sikkerhetstiltak på plass for å beskytte personopplysninger mot uhell, tap, misbruk, ulovlig eller uautorisert tilgang, avsløring eller endring. Sikkerhetstiltakene inkluderer kryptering, passordbeskyttelse, brannmurer, innbruddssensorer, antivirusprogrammer, overvåkning døgnet rundt, klimaanlegg og brannslukningssystemer. Tilgang til data lagret i systemene er underlagt autentisering med unikt brukernavn og passord.

Det er begrenset tilgang til databasene, hvilket vil si begrenset til AFS-ansatte, konsulenter og frivillige, som alle vil bruke opplysningene utelukkende for det formål å gjennomføre AFS-programmet. Brukere får bare tilgang til informasjon som tilhører deres ansvarlige område.

All data som er lagret fysisk på AFS Norge Internasjonal Utvekslings lokaler er sikret med flere låser. Kun ansatte, noen tillitsvalgte og renholdspersonale har tilgang til lokalene utenfor arbeidstid. Tilgang til datamaskiner er sikret med personlig passord.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende adresser:

E-post: [email protected]

Postadresse:

AFS Norge Internasjonal Utveksling

Trondheimsveien 135

0570 Oslo

Merk post/e-post med “Personvernopplysninger”

 

Her kan du lese AFS Global Privacy Policy.